Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1 z późn. zm.), zwanym dalej „RODO”, Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy informuje, że:

1. Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w badaniu TIMSS 2027 są:

a) Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB) z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 8, 01-180 Warszawa, z którym można się skontaktować telefonicznie pod nr (22) 24 17 101, poprzez adres e-mail: ibe@ibe.edu.pl lub pisemnie, przekazując korespondencję na ww. adres. IBE PIB przetwarza dane opisane w pkt 3 w celach, o których mowa w pkt 4;

b) Międzynarodowe Stowarzyszenie Mierzenia Osiągnięć Szkolnych (International Association for the Evaluation of Educational Achievement, IEA) z siedzibą w Amsterdamie, Keizersgracht 311, 1016 EE Amsterdam, Holandia, z którym można się skontaktować telefonicznie pod nr +31 20 625 3625, poprzez adres e-mail: secretariat@iea.nl. IEA przetwarza jedynie dane pseudonimizowane (nazwy szkół oraz imiona i nazwiska zastąpione zostają losowymi numerami), IEA nie otrzymuje imion i nazwisk uczestników ani nazw szkół wraz z danymi badawczymi.

IBE PIB i IEA są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO: IBE PIB odpowiada za organizację i realizację badania w Polsce oraz przetwarzanie danych na poziomie krajowym, a IEA za projekt badania, międzynarodowe przetwarzanie i analizę danych pseudonimizowanych oraz publikację wyników. Zasadnicza treść umowy o współadministrowaniu jest udostępniana na żądanie, a osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów (art. 26 ust. 3 RODO); podstawowym punktem kontaktowym jest IBE PIB.

2. IBE PIB wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na adres siedziby IBE PIB. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych IEA jest możliwy poprzez adres poczty e-mail: dataprotection@iea.nl.

3. Źródło pochodzenia danych osobowych i kategorie danych osobowych

Dane osobowe uczniów (imię, nazwisko, klasa, data urodzenia, płeć, nazwa szkoły, oznaczenie oddziału klasowego) zostały udostępnione IBE PIB z Systemu Informacji Oświatowej (SIO) na podstawie art. 64b ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej. Informacje o ewentualnych przesłankach obejmujących trudności z uczestnictwem dziecka w badaniu (np. wynikających z niewystarczającej znajomości języka polskiego, niepełnosprawności) zostały udostępnione IBE PIB przez Szkołę, po wyrażeniu zgody na udział dziecka w badaniu przez rodzica lub opiekuna prawnego, na podstawie art. 94ba ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

4. Cel i podstawa przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji projektu badawczego TIMSS 2027.

1. Dane, o których mowa w pkt 3, przetwarzane będą w celu przekazania informacji oraz pozyskania zgody na udział dziecka w badaniu, a także w celu udokumentowania przebiegu badania i kontroli jego jakości.
2. Dane osobowe uczniów oraz rodziców/opiekunów prawnych zawarte w formularzu zgody na udział dziecka w badaniu (imię i nazwisko) będą przetwarzane w celu wykazania udzielenia zgody na udział w badaniu oraz udokumentowania prawidłowości jego realizacji.
3. W przypadku wyrażenia zgody na udział dziecka w badaniu, oprócz danych wskazanych w pkt 3 przetwarzane będą wyłącznie w celach naukowych i badawczych – odpowiedzi uczniów na pytania ankietowe zgromadzone w trakcie badania terenowego oraz odpowiedzi rodziców/opiekunów prawnych dziecka w skierowanej do nich ankiecie (w wersji papierowej lub elektronicznej). Odpowiedzi uczniów na zadania otwarte w teście mogą podlegać zautomatyzowanemu kodowaniu z wykorzystaniem narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, wyłącznie w celu opracowania wyników badania; nie stanowi to zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.

Podstawą prawną przetwarzania danych w celach, o których mowa powyżej, jest art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym – w związku z art. 94ba ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. W zakresie, w jakim przetwarzane dane mogą obejmować szczególne kategorie danych osobowych, podstawą ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. j) RODO w związku z art. 89 ust. 1 RODO oraz art. 94ba ustawy o systemie oświaty.

5. Okres przechowywania danych

Dane i klucze umożliwiające IBE PIB bezpośrednie powiązanie odpowiedzi z konkretnym uczestnikiem będą przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji badania i obsługi praw osób, których dane dotyczą, nie później niż do 31 grudnia 2028 r. Po tym terminie dane identyfikacyjne oraz klucze łączące tożsamość uczestników z wynikami badania zostaną trwale usunięte, a IBE PIB nie będzie miał możliwości powiązania danych badawczych z konkretnym uczestnikiem. Wyniki badania będą przetwarzane w formie zagregowanej albo w inny sposób uniemożliwiający identyfikację poszczególnych uczestników, szkół i miejscowości bez ograniczeń czasowych.

Dane zawarte w formularzach zgody na udział w badaniu będą przechowywane przez okres niezbędny do udokumentowania prawidłowości realizacji badania, a następnie przez okres wynikający z przepisów o przedawnieniu roszczeń – 10 lat liczonych od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia badania.

6. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

IBE PIB powierzył przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji badania w szkołach firmom PBS Sp. z o.o., z siedzibą w Sopocie, ul. Junaków 2, 81-812 Sopot oraz Best Response Sp. z o.o., z siedzibą w Sopocie, ul. Junaków 2, 81-812 Sopot, które będą przetwarzały dane najpóźniej do 31 grudnia 2027 r.

Odpowiedzi na pytania ankietowe i pytania testowe, w postaci pseudonimizowanej, tj. bez imion i nazwisk, zostaną przekazane do organizatora międzynarodowego programu badawczego TIMSS – Międzynarodowego Stowarzyszenia Mierzenia Osiągnięć Szkolnych (International Association for the Evaluation of Educational Achievement, IEA). Za harmonogram badania, narzędzia badawcze i przebieg badania odpowiada TIMSS & PIRLS International Study Center przy Boston College w Stanach Zjednoczonych. Dane pseudonimizowane są przekazywane przez IEA poza Europejski Obszar Gospodarczy: do Stanów Zjednoczonych na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych oraz do Wielkiej Brytanii na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych IBE PIB.

7. Prawa osób fizycznych

W zakresie przewidzianym RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych oraz ograniczenia przetwarzania, a także – gdy spełnione są przesłanki określone w RODO – prawo do usunięcia danych i prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. Prawa do usunięcia danych i sprzeciwu nie mają charakteru bezwzględnego, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do celów naukowych lub statystycznych na warunkach określonych w RODO. Możliwość realizacji żądań dotyczących odpowiedzi badawczych zależy od możliwości powiązania ich z osobą, której dane dotyczą. Jeżeli administrator nie jest w stanie dokonać takiego powiązania, zastosowanie ma art. 11 ust. 2 RODO, w tym możliwość dostarczenia przez tę osobę dodatkowych informacji pozwalających ją zidentyfikować. Po skutecznej anonimizacji odpowiedzi nie stanowią one danych osobowych. W sytuacji uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych w formularzu zgody na udział w badaniu oraz podczas realizacji badania terenowego jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w badaniu.

Badanie TIMSS realizowane jest w ramach projektu Przygotowanie i realizacja międzynarodowych badań edukacyjnych w obszarze kompetencji kluczowych, FERS.01.04-IP.05-0016/23, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.